Op Orde maakt verslaglegging veilig en inzichtelijk

Lokale en regionale overheden in Nederland maken voortdurend afwegingen bij de keuze voor hun administratieve systemen. Aan de ene kant moeten deze het brede aanbod aan diensten kunnen verwerken, aan de andere kant moeten de procedures handzaam blijven voor de medewerkers. De complexiteit en veelzijdigheid van het takenpakket stellen hoge eisen aan zowel de technologie, als aan de medewerkers op locatie en op kantoor. Hier komen de aangescherpte normen op de veiligheid van het informatieverkeer nog eens bij. Gemeentes houden verouderde of ontoereikende systemen onnodig lang in gebruik, bij een schijnbaar gebrek aan alternatieven.

Dataverkeer gewaarborgd

Softwareontwikkelaar Op Orde weet de administratieve problematiek het hoofd te bieden door te luisteren naar de klant en het systeem op diens behoeften af te stemmen. “Wanneer we in gesprek gaan, blijkt dat het systeem van Op Orde zo is gemaakt dat het altijd aansluit bij de eerdergenoemde complexiteit”, aldus Jeroen Lugte, medeoprichter van Op Orde.

In de intelligente systemen van Op Orde hoeven medewerkers van de buitendienst de noodzakelijke gegevens slechts aan te vullen, doordat deze systemen vervolgstappen afleiden van wat de gebruiker eerder heeft ingevoerd. Op Orde verstuurt vervolgens direct rapportages en dossiers naar kantoor, waar de binnendienst handzame informatie krijgt geleverd.

Medewerkers van de binnen- en buitendienst en op managementniveau krijgen slechts te zien wat zij voor de uitvoering van hun taken nodig hebben, op basis van hun need to know en need to do. Op Orde voorkomt zo dat vertrouwelijke informatie toegankelijk is voor onbevoegden. Iedere stap in het proces wordt bovendien gelogd. Zelfs het moment en de locatie van elk beroep op vertrouwelijke gegevens is in te zien, geen overbodige luxe nu de integriteit van databases als de gemeentelijke basisadministratie onder de AVG meer dan ooit moet worden gewaarborgd.

Ondanks deze veiligheidsaspecten is “alle informatie in één oogopslag en realtime beschikbaar”, aldus Jeroen Lugte. Dit vereenvoudigt een “realistisch beleid per gemeente of per wijk of buurt, maar ook voor één of meerdere afdelingen of zelfs voor één of meer diensten”.

Overzicht centraal

Zo ontbrak het de gemeente Oss lange tijd aan een efficiënte registratie van werkzaamheden in de buitenruimte. Het onderhouden van perkjes, verwijderen van hinderlijk groenafval en vegen van de straten in de Brabantse gemeente was uitbesteed aan externe partijen. De communicatie, verslaglegging en afhandeling van deze activiteiten was echter slechts beperkt overzichtelijk, mede door de inmenging van particuliere krachten.

De activiteiten zijn te ingewikkeld voor registratie in één systeem, krijgt de Zuid-Hollandse softwareontwikkelaar Op Orde dan ook vaak van potentiële klanten te horen. Het bedrijf van Jeroen Lugte is gespecialiseerd in het versterken van de interne communicatielijnen van organisaties. Met name wanneer een binnen- en buitendienst nauw moeten samenwerken, kan Op Orde fors bijdragen aan de efficiëntie.

Toch zijn gemeentes vaak niet direct overtuigd van de haalbaarheid van een complete, maar handzame administratie. Overlap tussen verschillende afdelingen of geografische gebieden, ingewikkelde procedures, beperkte bestaande infrastructuur; vele obstakels lijken een stroomlijning van de verslaglegging in de weg te staan.

In Oss bemoeilijkte vooral de samenwerking tussen interne en externe partijen de verslaglegging. Op Orde configureerde haar systeem zo, dat medewerkers van de gemeente en van particuliere aannemers nu in hetzelfde systeem werken. Voor de uitvoering van hun taken houden zij een kalender aan waarin de werkzaamheden zijn ingepland, maar kunnen zij ook ter plekke besluiten noodzakelijke werkzaamheden aan te vangen.

Deze oplossing van Op Orde voor de gemeente Oss laat zien dat er wel degelijk alternatieven zijn, wanneer administratieve systemen tekortschieten.