Informatierisico's bij bedrijfsovernames groter dan bij fusies

De afgelopen jaren is het aantal bedrijfsovernames in Nederland bijna verdubbeld. Dat leidt onder medewerkers van overgenomen bedrijven vooral tot grote onzekerheid over baanbehoud. Bedrijven hebben echter geen idee dat hiermee ook het informatiebeheerbeleid op losse schroeven komt te staan. Uit nieuw onderzoek van informatiemanager Iron Mountain blijkt dat medewerkers van overgenomen bedrijven meer bezig zijn met hun eigen rol binnen de nieuwe organisatie, dan met het bewaken en effectief integreren van de informatie.

Overnames en fusies brengen voor medewerkers veel onzekerheden met zich mee. Dat heeft ingrijpende gevolgen voor het informatiebeheer en dus ook voor de waardevolle bedrijfsinformatie die zij in hun bezit hebben.

Een op de drie medewerkers van een overgenomen bedrijf in Europa geeft aan dat er doorgaans geen informatiebeheerbeleid bestaat om administratieve gegevens in de nieuwe organisatie te integreren en klantgegevens te beschermen. Bij medewerkers van overnemende bedrijven ziet slechts 19 procent dit als punt van zorg. Daarnaast vormen papieren dossiers een ernstig probleem bij net overgenomen bedrijven, 44 procent van de medewerkers van overgenomen bedrijven stelt dat er geen procedure bestaat om papieren informatie succesvol te integreren in nieuwe digitale systemen, en 31 procent zegt hetzelfde over de opslag en archivering van papieren documenten.

Twijfels en zorgen

Bij overnames zijn het vooral de medewerkers van overgenomen bedrijven die zich zorgen maken over het samenvoegen van bedrijfsinformatie en het veranderen van informatiebeheersysteem. Voor een derde (33 procent) van de medewerkers is dit een punt van ongerustheid. En bij een bijna even groot deel (34 procent) heerst verwarring over wat nieuwe verantwoordelijkheden zullen zijn. Of gegevens van twee samengestelde bedrijven succesvol kunnen worden samengevoegd, baart 41 procent van medewerkers bij overgenomen bedrijven zorgen, terwijl 34 procent zich afvraagt of de overname de kwaliteit van de gegevens ten goede komt. Een kwart van de medewerkers (27 procent) twijfelt of klanten- en bedrijfsinformatie samengevoegd kan worden en tot slot vreest 17 procent voor overlap en doubleringen in de gegevens.

Fuseren

Bij fusies is het een ander verhaal. Werknemers maken zich in dat geval duidelijk minder druk over de interne veranderingen die samenvoeging van twee organisaties met zich meebrengen, en houden hun aandacht gericht op het beheren en bewaken van waardevolle bedrijfsinformatie. Medewerkers houden zich in het fuseringsproces bezig met de belangrijke aspecten van het informatiebeheer, waarbij slechts een kwart van de medewerkers zich zorgen maakt over de toekomstige veranderingen. Daarnaast voelt driekwart (71 procent) van de medewerkers zich gesteund bij het integreren van informatie, wat ook geldt bij de bescherming van klantgegevens. Bijna twee derde (62 procent) van de medewerkers voelt zich ook in dit proces gesteund.

Pragmatisch beleid

"Informatiemanagement is vaak een bijzaak wanneer bedrijven fuseren”, zegt Jeroen Strik van Iron Mountain. “Gezien de potentiële waarde van informatie en de wens van de fuserende ondernemingen om kostenstructuren te rationaliseren, zou het echter een prioriteit moeten zijn. Overnames of fusies bieden organisaties de mogelijkheid hun informatiemanagementsysteem te evalueren en eventuele veranderingen consistent door te voeren, informatierisico´s te verkleinen en de toegang tot informatie te verbeteren.”

"Uit ons onderzoek blijkt dat een bedrijfsovername een sterke emotionele impact heeft op medewerkers. Die kan ertoe leiden dat zij de verantwoordelijkheid voor informatieverwerking niet meer nemen. Papieren dossiers zijn het meest kwetsbaar. Vooral omdat veel bedrijven geen effectieve opslag of integratieplannen hebben en zij hierdoor waardevolle bedrijfsinformatie onnodig bloot stellen aan datalekken of dataverlies. Juist in tijden van verandering is een effectief informatiebeheerbeleid gebaat bij sterke communicatie en betrokken medewerkers. Zoals het onderzoek bevestigt, voelen veel medewerkers zich onveilig en in de steek gelaten. Duidelijke communicatie zal medewerkers helpen te begrijpen wat er gebeurt en hoe zij hier een bijdrage aan kunnen leveren. Zo beschermt een bedrijf, gefuseerd of samengesteld, het meest waardevolle bezit: informatie.”