Hoe maak je werk van Software Asset Management?

Ervaringen uit de praktijk laten zien dat veel SAM-initiatieven en implementaties mislukken of niet aan de verwachtingen blijken te voldoen. “De redenen hiervoor zijn uiteenlopend’, legt Cees Broer, Area Sales Director Northern Europe bij Matrix42, uit. Vaak zijn de doelen en eisen niet duidelijk gedefinieerd. Het landschap van processen is ondoorzichtig. Of tijdens de introductie en implementatie worden er belangrijke stappen overgeslagen of genegeerd.”

 

Volgens Broer is het van groot belang om de verschillende fases van het project te beschrijven en een duidelijke scope te definiëren. “Probeer realistisch te zijn. Je kunt niet alle software die binnen je licentiebeheer valt, actief beheren. Beperk je in eerste instantie tot de softwareleveranciers die het meest belangrijk zijn. Meestal is dit zo’n 20 procent van de leveranciers, goed voor zo’n 80 procent van alle softwarekosten."

 

Licentiebeheer is geen eenvoudige discipline. Broer merkt dat er vaak nog geen relevante kennis en expertise in huis is. “Daarom is het verstandig om een ervaren externe adviseur bij het project te betrekken die veel ervaring heeft op dit vlak. De adviseur helpt je bij de noodzakelijke voorbereidingen en zal ervoor zorgen dat je geen onnodige fouten maakt. Dat scheelt niet alleen veel tijd, maar voorkomt ook dat je project mislukt. Hoe een SAM-project eruitziet is namelijk afhankelijk van de specifieke situatie en de omstandigheden.”

 

Licentiebeheer is een complexe aangelegenheid waarbij vaak veel verschillende afdelingen binnen een organisatie betrokken zijn. Broer: “Daarom is licentiebeheer in de eerste plaats een organisatorische uitdaging. We adviseren bedrijven vaak om klein te beginnen en eerst de meest noodzakelijke behoeften in beeld te brengen. Op die manier voorkom je een ‘overkill’ tijdens het proces. Je kunt je beter richten op 80 procent van je belangrijkste activiteiten. De kans op succes is dan onder de streep veel groter. Het stellen van duidelijke doelen is een must voor een succesvol SAM-project. Dit klinkt voor de hand liggend, maar het is zeker niet vanzelfsprekend.”