E-mail is vergeten aspect bij AVG

Lisette Sens_0175_P

De aankomende Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is voor veel organisaties een heet hangijzer. Maar in die race tegen de klok van compliance zien ze vaak e-mail over het hoofd.

De privacywetgeving wordt met de komst van de General Data Protection Regulation (de Engelse term voor de AVG) flink aangescherpt. Bij overtreding hangt een boete van maximaal 20 miljoen euro of 4 procent van de jaaromzet boven het hoofd. Dat bezorgt menig organisatie slapeloze nachten.

De benodigde maatregelen om compliance te bereiken, zijn divers. Veel bedrijven steken energie in bijvoorbeeld de uitvoering van data privacy impact assessments (DPIA’s), voor het in kaart brengen van risico’s bij projecten die daarom vragen. “Minder voor de hand liggende gevaren worden echter over het hoofd gezien”, betoogt Lisette Sens, Director Northern Europe bij Mimecast, een bedrijf gespecialiseerd in e-mailsecurity en archivering. E-mailsystemen en -archieven bevatten niet zelden enorme hoeveelheden persoonsgegevens. Zonder maatregelen liggen problemen met compliance op de loer.”

  • style="display:block; text-align:center;"
  • data-ad-layout="in-article"
  • data-ad-format="fluid"
  • data-ad-client="ca-pub-5864911685514813"
  • data-ad-slot="6770830282">

    Onderschat

    De hoeveelheid privacygevoelige data wordt door veel organisaties schromelijk onderschat. Soms zijn zelfs bijzondere persoonsgegevens terug te vinden in e-mailarchieven en inboxen. “Denk hierbij aan een evenement, waarbij deelnemers per mail hun dieetwensen hebben doorgegeven. Deze antwoorden kunnen iets zeggen over iemands religie of gezondheid, en zijn dus bijzondere persoonsgegevens. Dergelijke data ontsnappen vaak aan de aandacht van complianceverantwoordelijken.”

    Een van de eisen van de AVG is het inzichtelijk maken van persoonsgegevens in e-mailsystemen. De reden hiervoor is dat organisaties ze dan beter tegen diefstal en verlies kunnen beschermen, bijvoorbeeld middels encryptie of een back-up. Toch is er volgens Sens nog een andere reden aanwijsbaar. “Betrokkenen hebben volgens artikel 15 van de AVG te allen tijde het recht op volledige inzage in de verwerking van persoonsgegevens. Zonder dit inzicht is dat onmogelijk.”

    Binnen een maand

    Inzageverzoeken moeten binnen een maand zijn afgehandeld. Bovendien mag de organisatie hiervoor geen onkosten rekenen. Daardoor bestaat volgens Sens het gevaar van een administratieve DDoS-aanval. “Het gevaar bestaat daarbij dat je zonder speciale maatregelen niet in staat bent om aan vele van dergelijke verzoeken gehoor te geven.”

    Daarnaast hebben betrokkenen recht op verwijdering van de persoonsgegevens wanneer zij dit verzoeken. Sens: “Dat betekent dat je de specifieke persoonsgegevens snel moet kunnen opsporen en isoleren, zodat je precies het juiste verwijdert. Dat geldt ook voor de persoonsgegevens in e-mail. Dat vereist een systeem dat e-mailsystemen en -archieven snel kan doorzoeken en taggen.”

    Het ontbreekt de meeste organisaties aan dergelijke systemen. Volgens onderzoek van Mimecast kost het opsporen van de juiste data organisaties gemiddeld zeven uur. Wie honderd verzoeken krijgt, is 700 uur verder. “Dat gaat gepaard met de nodige kosten”, waarschuwt Sens.

    Zware dobber

    Veel bedrijven hebben er volgens Sens nog een zware dobber aan om hun e-mailomgeving helemaal klaar te stomen voor de AVG. Een mogelijke oplossing is het gebruik van een cloudgebaseerde e-maildienst. Toch moeten organisaties daarbij niet over een nacht ijs gaan. “Compliance bereik je niet door simpelweg alle e-mail in de cloud te plaatsen.”

    “Kies de clouddienst zorgvuldig”, adviseert Sens. “Een cloudmigratie moet er wel voor zorgen dat je persoonsgegevens snel kunt opvragen en verwijderen. Bovendien moet de dienst over de nodige securitymiddelen beschikken. Bijvoorbeeld om spearphishing te voorkomen en besmette bijlagen te onderscheppen. De AVG vereist immers ook dat je persoonsgegevens niet alleen inzichtelijk hebt, maar ook beschermt.”

    Meer over
    Lees ook
    Cyber Defence moet innovatie versnellen

    Cyber Defence moet innovatie versnellen

    Wat meer optimisme over onze weerbaarheid voor cyberaanvallen is goed voor Nederland, vindt Roel van Rijsewijk, directeur Cyber Defence bij Thales. Het is ook goed dat de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid onlangs in het Cybersecuritybeeld Nederland 2019 opnieuw de noodklok luidde over de kwetsbaarheid van de Nederlandse...

    'De Benelux loopt achter op het gebied van cybersecurity, India presteert het best'

    'De Benelux loopt achter op het gebied van cybersecurity, India presteert het best'

    Organisaties over de hele wereld lopen vast in hun voortgang op het gebied van cybersecurity en riskeren verlamming nu cybercriminelen steeds geavanceerder te werk gaan. Dit blijkt uit het rapport 2019 Risk:Value – ‘Destination standstill. Are you asleep at the wheel?’ van NTT Security, een gespecialiseerd beveiligingsbedrijf en expertisecentrum voor...

    Merendeel van Nederlanders gelooft niet meer in volledige privacy in digitale tijdperk

    Merendeel van Nederlanders gelooft niet meer in volledige privacy in digitale tijdperk

    Ondanks alle ophef over vele dataschandalen meent 57 procent van de Nederlandse internetgebruikers dat volledige privacy in het huidige digitale tijdperk onmogelijk is. Dit blijkt uit nieuw internationaal onderzoek van Kaspersky Lab. Wat verder opvalt, is dat 32 procent van de consumenten geld accepteert in ruil voor toegang van volstrekt onbekenden...