Vijf stappen voor een beter en veiliger printerbeheer om bedrijfsgegevens te beschermen

Meer dan 60% van de bedrijven vermoedde in 2016 dat ten minste één data-inbreuk veroorzaakt was door drukwerk. Daarnaast haalt 20% van de mensen hun documenten nooit op bij de printer. Slecht printerbeheer heeft gevolgen voor de veiligheid van bedrijven en de vertrouwelijkheid van hun gegevens. Om mogelijke datalekken te voorkomen, moeten bedrijven van elke omvang proactief omgaan met hun printerbeheer. Xerox helpt bedrijven graag met vijf gemakkelijke stappen.

Stap een: authenticatie

Zorg dat alle apparaten het juiste authenticatie- of toegangscontroleniveau hebben. Dit betekent dat alleen bevoegde personen toegang hebben en dat de vertrouwelijkheid wordt gewaarborgd.

Stap twee: bescherm de documenten zelf

Beveilig printers, die door hackers als netwerkpoort gebruikt kunnen worden. Vroegtijdige detectie van kwaadaardige aanvallen en inbraken op deze apparaten kunnen dienen als eerste beschermlaag tegen een mogelijk lek. Digitaal rechtenbeheer, zoals veilige watermerken, digitale handtekeningen en pdf-encryptie, is zeer effectief om ongeoorloofd kopiëren of verzenden van gevoelige informatie te ontmoedigen.

Stap drie: verbeter de gegevensbeveiliging

Versleutel gegevens en gebruik elektronische handtekeningen op berichten om hun integriteit en oorsprong te verifiëren. Daarnaast is het van belang om gebruik te maken van een overschrijvingstool om gegevens te wissen als een printer wordt verplaatst of weggegooid. Deze tool verwijdert alle scan-, afdruk-, kopieer- en faxgegevens van de harde schijf van de printer.

Stap vier: laat geen documenten in de printerlade achter

Implementeer gebruikersauthenticatie om te voorkomen dat niet-opgehaalde documenten in een printerlade achterblijven. Niet-opgehaalde documenten kunnen salarisgegevens, financiële plannen of gevoelige personeelsgegevens bevatten. Deze documenten wilt u niet in verkeerde handen laten vallen.

Stap vijf: print uw eigen documenten

Draag bij aan goede afdrukbeveiliging door alleen uw eigen werk af te drukken. Collega’s op afstand moeten mobiel printen gebruiken en niet iemand anders hun bestanden laten afdrukken. Dit kan er namelijk toe leiden dat documenten onveilig worden opgeslagen of achtergelaten.

Het goede nieuws is dat er printoplossingen beschikbaar zijn die geschikt zijn voor alle bedrijven, ongeacht hun grootte. De nieuwste beveiligingsopties zijn flexibel, betaalbaar en eenvoudig te activeren, zoals Convenience Authentication van Xerox. Om kostbare datalekken te voorkomen en waardevolle gegevens te beveiligen, kunnen kleine en middelgrote ondernemingen de optie kiezen die het beste bij hun past.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.