Elektronische handtekening ondersteunt organisaties bij hun klantvriendelijke benadering

De wereld vertrouwt al duizenden jaren op de ouderwetse handtekening. Maar met de wens om papierloos te werken, komt dit oeroude gebruik in het geding. Wacom ontwikkelt daarom hardware om elektronische handtekeningen te zetten die ook nog eens veiliger zijn. Over de hele wereld worden de diensten van het van oorsprong Japanse bedrijf gebruikt. In Frankrijk is het notariaat bijvoorbeeld heel ver, en ook de honderden vestigingen van Norauto slagen er in om hun customer satisfaction naar een hoger plan te tillen.

Oorspronkelijk komt Wacom uit Japan, en de naam is niet zomaar verzonnen: ‘Wa’ betekent ‘harmonie’, en ‘com’ staat voor ‘computer’. Volgens Thomas Kaeb, Senior Salesmanager van het bedrijf, staat Wacom voor de verbinding tussen mens en machine. Het bedrijf richt zich op de creatieve sector en op oplossingen zoals de elektronische handtekening en het beveiligen van medische dossiers. “Wacom is ontstaan in 1983. Computers werden toen ook al bestuurd met een muis en dat is voor bijvoorbeeld kunstenaars heel lastig. Ons doel was het ontwikkelen van een digitale pen, voorzien van ergonomie vergelijkbaar met een pen die op papier tekent.”

Hoewel het bedrijf vanwege haar verfijnde producten een goede naam heeft onder kunstenaars en creatievelingen, zorgde de Duitse Sparkasse in 2007 voor een revolutie binnen het bedrijf. De bank zocht naar een manier om documenten digitaal te ondertekenen en vroeg Wacom om een oplossing. Zo moest ook het gebruik van papier worden teruggedrongen.

Thomas Kaeb: “Nu steeds meer ondernemingen kantoren sluiten, neemt de vraag naar elektronische handtekeningen toe. Banken en telecombedrijven hebben veel meer digitaal contact met hun klanten dan tien jaar geleden. Op afstand een contract kunnen tekenen, wordt steeds belangrijker.”

Elektronische offerte

Dat geldt ook voor het Franse Norauto, opgericht in 1970. Het merk voor auto-onderhoud heeft bijna 600 winkels, is marktleider in Frankrijk als het gaat om autoreparatie en is inmiddels actief in negen landen. Het klantgerichte bedrijf zoekt telkens naar mogelijkheden om haar klanten beter te bedienen, ook op digitaal gebied.

Sinds 2011 helpt Wacom het bedrijf met de digitalisering van haar verkooppunten, in het bijzonder met de ontwikkeling en implementatie van de tablets, zodat klanten papierloos en elektronisch kunnen tekenen na een aankoop of reparatie. “We zagen zeker de voordelen van elektronisch ondertekenen”, zegt Marc Desrosiers, hoofd digitale diensten bij Norauto. “We streven voortdurend naar verbetering in onze diensten en het gebruik van de elektronische handtekening is een stap verder in ons digitale proces. In zee gaan met Wacom was een logische stap, gezien hun expertise op dit gebied.” Daarbij helpt Wacom met het inrichten en bereikbaar maken van online catalogi en het verstrekken van online offertes. Bovendien helpen de oplossingen Norauto ook met het bereiken van haar milieudoelstellingen; papiergebruik in de vestigingen van het bedrijf is drastisch gedaald.

Naast de technische implementatie, richten Wacom en Norauto zich gezamenlijk op het juridische aspect van de oplossing, zodat Norauto voldoet aan de Europese regelgeving. Daarbij is het onder meer belangrijk dat de elektronische handtekening wordt gecodeerd en niet herbruikbaar is. Inmiddels werkt het bedrijf met ruim 3500 tablets van Wacom.

Al sinds 2008 begeleidt Wacom het Franse notariaat naar een papierloze toekomst waarin de elektronische handtekening centraal staat. Het land kent ruim 4500 notarissen, die elk duizenden documenten en aktes in de kast hebben staan. Samen met Real.not, de digitale tak van de overkoepelende notarisvereniging, helpt Wacom de notarissen flink te snijden in de papierberg. Wacom schat dat tegen het einde van 2018 meer dan 90 procent van de kantoren met de tablets van Wacom zal werken. Voor het einde van 2020 zal tussen de 85 en 90 procent van de officiële aktes elektronisch worden verwerkt; dat zijn meer dan 3 miljoen aktes.

Aanzienlijke winst in tijd en ruimte

De grootste voordelen voor de notaris komen met name op de lange termijn. Papieren documenten brengen veel risico’s met zich mee, zoals bijvoorbeeld brandgevaar en verlies van documenten. De veiligheid wordt versterkt door de digitale opslag.

Thomas Kaeb

De fysieke opslag van aktes en documenten wordt sterk vereenvoudigd. Door de enorme papierreductie bespaart de notaris niet alleen ruimte, hij zorgt ook voor een beter milieu. Voor de klanten van de notaris is tijdwinst het belangrijkste voordeel. Betrokken partijen hoeven niet per se op dezelfde locatie te zijn. De handeling lijkt nog steeds veel op de ouderwetse handtekening, maar verloopt veel vloeiender en sneller.

“Het veiligheidsaspect is het belangrijkst voor de onderneming”, vertelt Thomas Kaeb. De hardware bestaat uit een tablet en een pen. “Er zitten geen batterijen in de tablet en de pen. De twee werken samen dankzij een elektromagnetisch veld; de pen werkt zodra hij in de buurt komt van de tablet.” Op de tablet verschijnt de context van de handtekening of het complete document dat getekend dient te worden en de gebruiker tekent op de aangegeven plek in het document. De tablet wordt aangesloten op een computer via een exclusief encrypted usb protocol zoals RSE 2048-bit en kan dus op allerlei apparaten worden aangesloten, zonder dat er gebruik hoeft te worden gemaakt van draadloze verbindingen. De gegevens van de context van de ondertekening maken het mogelijk dat de gegevens van de geplaatste handtekening op efficiënte wijze wordt gekoppeld aan de identiteit van de ondertekenaar, het ondertekende document en aan de organisatorische en technische omgeving waar de handtekening werd geplaatst.

Nieuwe standaard

Waar een winkelier meewarig kijkt of de handtekening op het bonnetje enigszins overeen komt met die op de creditcard, heeft de gebruiker van een elektronische handtekening meer wapens in handen om te scannen op misbruik. Voor de computer is de handtekening namelijk veel meer dan een krabbel. “Tijdens het tekenen op een scherm verandert een handtekening in een algoritme”, vertelt Kaeb. “Iedere handtekening is uniek en de computer kan dat feilloos vastleggen. De volgorde van schrijven, de snelheid en de druk op het scherm worden vastgelegd. Een handtekening ziet er bij veel mensen niet iedere keer als er getekend wordt hetzelfde uit, maar deze onderliggende informatie is altijd identiek. Die kan niet zomaar vervalst worden. Bij digitale geschreven handtekeningen kunnen we naast de statische afbeelding ook biometrische data vangen. Deze biometrische data is te herleiden tot slechts één persoon.”

De markt is er klaar voor

De markt voor dergelijke, veilige handtekeningen staat aan de vooravond van een flinke groei, denkt Kaeb. “De markt is booming. Tien jaar geleden was dit echt iets nieuws, nu begint de belofte ervan te landen. Organisaties, zoals het Franse notariaat, zien in dat hun efficiency omhoog gaat en dat ze kans krijgen om echt papierloos te werken.”