IT gedwongen tot betere structurering file sharing en opslag

Uit onderzoek van PwC blijkt dat 68% van de organisatie nauwelijks tot geen inzicht heeft in haar dataverkeer. In 2016 werden er echter zo’n 5.500 datalekken gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Daarnaast ervaren organisaties een enorme digitale documentgroei, staan bestanden vaak overal en nergens en neemt de foutgevoeligheid toe. Deze ontwikkelingen dwingen de IT-afdeling grondig te onderzoeken of het delen, ontsluiten en opslaan van bestanden wel op een veilige manier plaatsvindt door alle medewerkers. En of dit op ook structurele basis gebeurt.

Veel voorkomende problemen door file sharing

Dat de mens vaak de zwakste schakel is in data- en documentbeveiliging, blijkt uit de vele datalekken die zijn ontstaan door fouten in menselijk handelen. Vijf veel voorkomende veiligheidsbedreigingen door menselijk handelen zijn:

• e-mails met vertrouwelijke bestanden die naar een onjuiste ontvanger verstuurd worden
• informatie die op papier op USB-stick meegenomen worden
• het gebruik van minder veilige cloud-toepassingen zoals Dropbox
• data die ongewild buiten de landsgrenzen opgeslagen worden
• informatie die verstuurd wordt ligt vervolgens in handen van de nieuwe ontvanger, die kan bepalen wat ermee gebeurt

Documentopslag te vaak ongestructureerd

De veiligheid van data en documenten gaat verder dan het in- en extern delen ervan. Ook het kunnen terugvinden ervan kan in de praktijk een behoorlijke uitdaging vormen. Zo is e-mail archiveren tegenwoordig geen overbodige luxe meer; door de explosieve toename in het e-mailverkeer, is het archief vaker dan eens een ongestructureerde brei van documenten. Hierdoor zijn er talloze kopieën van documenten opgeslagen, gaat belangrijke informatie verloren door een onjuiste opslaglocatie en wordt de wettelijke bewaartermijn vaak uit het oog verloren. Dit brengt de veiligheid van bedrijfskritieke informatie in het geding.

Krijg inzicht met de gratis checklist

Aan de hand van de checklist ‘Veilig bestanden delen, ontsluiten en opslaan’ controleert u eenvoudig hoe veilig uw organisatie omgaat met bestanden. Er wordt hierin ingezoomd op uw databeveiligingsbeleid, documentprocessen en file sharing praktijken.